Qu’est-ce qu’un syndic ? Le syndic est le gestionnaire de votre immeuble, et est, dès lors, le garant de la protection de votre patrimoine. Il assure la gestion administrative, technique et financière de la copropriété. Le syndic mène à bien les missions prévues par la loi et celles qui lui sont confiées par l’Association des Copropriétaires (ACP). Bien qu’il dispose d’une voix consultative importante, c’est bien l’ACP qui prend les décisions. En outre, le syndic gère les fonds de la copropriété, il convoque l’assemblée générale, rédige les procès-verbaux et les consigne dans un registre. Si la situation requiert une réaction urgente, il peut également être amené à prendre des décisions urgentes (actes conservatoires et actes d’administration provisoire). Le syndic est désigné lors de l’assemblée générale. L’étendue de ses compétences et la durée de son mandat y sont clairement définies (dans le respect du cadre légal). Bon à savoir : votre syndic s’occupe donc uniquement des parties communes de l’immeuble (le hall d’entrée, la cage d’escalier, le garage souterrain, le jardin commun, etc.). En tant que propriétaire, vous êtes entièrement responsable de ce qui se passe dans votre logement. Le robinet fuit ou la prise de courant dans la chambre est défectueuse ? Vous devrez solutionner vous-même le problème. D’après une étude de l’IPI, 87 % des syndics interrogés sont sollicités plusieurs fois par semaine pour des problèmes survenant dans les parties privatives d’un immeuble, et qui ne relèvent donc pas de leur domaine de compétences. Une perte de temps et d’énergie pour le syndic, sans compter l’incompréhension voire le ressenti générés auprès du copropriétaire.” Vous êtes sur le point d’acheter un appartement ? Félicitations ! Toutefois, cet achat implique des droits mais aussi des obligations. Que devez-vous savoir ? Acheter un appartement, ce n’est pas du tout la même chose que d’acheter une maison. Lors de l’acquisition d’un appartement, vous devenez presque automatiquement copropriétaire des parties communes de l’immeuble dans lequel votre appartement est situé. Or, ces parties communes doivent être bien entretenues et, le cas échéant, réparées ou rénovées. Les charges de copropriété représentent un coût qu’il ne faut pas négliger. Autre élément à ne pas sous-estimer : la cohabitation. Outre la proximité avec vos voisins, vous devrez partager avec ces derniers les parties communes de l’immeuble. Vous serez certainement confronté à des profils différents, et il faudra parfois mettre de l’eau dans votre vin et faire des compromis. Voici un bon conseil : parlez de temps en temps avec vos voisins, ne soyez pas des étrangers. Un mot gentil suffit souvent à désamorcer un conflit naissant. Si malheureusement vous deviez avoir des problèmes avec vos voisins, sachez que votre syndic n’est pas compétent pour les résoudre s’ils ne concernent pas la gestion de l’association. Votre syndic n’est ni policier, ni juge. Dialoguez avec votre voisin, et faites appel à Vous envisagez un juge de paix si les discussions ne mènent à rien. Vivre en appartement ou comment cohabiter ? On parle d’Association des Copropriétaires (ACP) dès lors qu’il y a au moins deux copropriétaires différents. L’organisation de l’ACP est décrite dans les statuts qui fixent en quelque sorte les « règles du jeu » de votre immeuble. Ces statuts comprennent notamment les trois documents importants suivants : 1.L’acte de base Ce document reprend une description de l’immeuble et décrit globalement les parties communes et les parties privatives. Il détermine également la quote-part de chaque unité privative (= lot). La valeur de chaque lot sert de base pour ce calcul. 2.Le règlement de copropriété Ce document décrit plus en détail les parties communes et les parties privatives. Il fixe également les droits et obligations de chaque copropriétaire tels que l’utilisation du jardin, l’interdiction de certaines activités ou encore les règles relatives à l’exécution de travaux dans l’immeuble. Le règlement détermine également la répartition des charges liées à l’entretien et à la réparation des parties communes. Par exemple, le propriétaire d’un appartement au rez-de chaussée pourrait ne pas devoir intervenir dans les frais d’entretien de l’ascenseur. 3.Le règlement d’ordre intérieur Ce document reprend toutes les règles concernant la gestion de l’immeuble. Par exemple, les modalités de convocation de l’assemblée générale et les règles de fonctionnement de cette dernière ainsi que ses pouvoirs et la période pendant laquelle elle doit se tenir. Le règlement d’ordre intérieur traite également de questions très pratiques telles que les animaux domestiques, les décorations de Noël dans les parties communes, le nettoyage de sa voiture dans le garage souterrain, etc. Un immeuble bien géré Si vous vivez dans un appartement (ou une autre forme de logement où plusieurs propriétaires se partagent des parties communes), vous vivez probablement en copropriété forcée. Cette cohabitation est régie par la loi qui prévoit quatre organes, chacun disposant de compétences et de missions spécifiques : 1. L’assemblée générale des copropriétaires 2. Le syndic 3. Le conseil de copropriété 4. Le commissaire aux comptes L’assemblée générale agit comme le Parlement : c’est le pouvoir législatif. Elle prend les principales décisions concernant l’immeuble. La gestion journalière est confiée au syndic qui agit en quelque sorte comme le premier ministre : c’est le pouvoir exécutif. Le syndic gère votre immeuble comme un manager. Le conseil de copropriété (obligatoire à partir de 20 lots) comprend des copropriétaires élus pour cette fonction. Il veille à ce que le syndic exécute correctement ses missions (mais ne peut se substituer à ce dernier) et peut également l’assister si une mission particulière lui est confiée. Le commissaire aux comptes est désigné annuellement lors de l’assemblée générale. Il vérifie la comptabilité et s’assure de l’exactitude des comptes. Pour les immeubles de grande taille et/ou complexes, plusieurs commissaires peuvent être désignés. Ils forment alors ensemble un collège de commissaires aux comptes. Les organes au sein de l’Association des Copropriétaires (ACP) Comme expliqué précédemment, l’ACP est donc composée de quatre organes. Tous ces organes sont imposés par la loi, à l’exception du conseil de copropriété qui est uniquement requis dans les immeubles de plus grande taille (comprenant au moins 20 lots). Il n’est pas obligatoire pour les immeubles plus petits (moins de 20 lots). 1.L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE Principal organe au sein de l’ACP, l’assemblée générale prend les décisions. Rénover une façade ? Installer des panneaux solaires sur le toit ? Faire appel à une société de nettoyage ? C’est l’assemblée générale qui tranche. Tout propriétaire d’un lot devient automatiquement membre de l’assemblée générale. En cas de vote, chaque copropriétaire dispose du nombre de voix correspondant à la quote-part de son lot dans les parties communes. Fréquence L’assemblée générale se réunit au moins une fois par an (pendant la période définie de 15 jours), voire plus si nécessaire. Les copropriétaires ne sont pas tenus d’assister à ces réunions, même si c’est fortement recommandé. La participation peut se faire en présentiel bien qu’il soit de plus en plus possible de se réunir à distance (en ligne). Si vous ne pouvez pas assister à l’assemblée générale, vous pouvez donner procuration à une tierce personne (un autre copropriétaire, une connaissance ou un ami). Il est également possible de donner une procuration spéciale. Dans ces deux cas, votre voix sera prise en compte bien que vous ne puissiez pas participer physiquement à l’assemblée générale. Convocation Sauf exception, c’est le syndic qui convoque l’assemblée générale. La convocation doit vous parvenir au moins 15 jours (sauf extrême urgence) avant la réunion. La réunion est présidée par l’un des copropriétaires. Ajout d’un point à l’ordre du jour Chaque copropriétaire peut ajouter un point à l’ordre du jour. Pour ce faire, vous devez prendre contact avec le syndic au moins trois semaines avant le début de la période de 15 jours, comme prévu dans la loi. Si vous communiquez votre point hors délai, il sera reporté à la réunion suivante. Règles des majorités Pour des décisions courantes, une majorité absolue des voix des copropriétaires présents et représentés est requise, soit 50 % des quotes-parts plus une. Pour certaines décisions importantes ou délicates, une majorité des 2/3, une majorité des 4/5 ou une unanimité est requise. Quelques exemples : Majorité 50 % +1 : - Attribution du contrat d’entretien d’un ascenseur. - Approbation du bilan et du compte de résultat. Majorité des 2/3 : - Approbation de travaux affectant les parties communes, à l’exception des travaux imposés par la loi, des travaux conservatoires et d’administration provisoire. - Toute modification des statuts pour autant qu’elle concerne la jouissance, l’usage ou l’administration des parties communes. Majorité des 4/5 : - Toute autre modification des statuts. - Tout changement d’affectation du bien immobilier (ou d’une partie de celui-ci). L’unanimité (100 % des voix) est requise dans de rares cas. Quorum des présences Une assemblée générale ne peut délibérer valablement que si un double quorum des présences est atteint, à savoir : - Plus de la moitié des copropriétaires sont présents ou représentés. - Ensemble, les copropriétaires présents ou représentés détiennent au moins 50 % des quotes-parts dans les parties communes. Outre ce qui précède, les décisions prises ont également une valeur juridique dans le cas suivant : - Un quorum simple signifie qu’au début de la réunion, les copropriétaires présents ou représentés détiennent au moins 75 % des quotes-parts dans les parties communes. Procès-verbal des décisions A la fin de l’assemblée générale, le syndic rédige un procès-verbal reprenant les décisions prises pendant celle-ci. Le procès-verbal sera signé par le président et le secrétaire ainsi que par les copropriétaires ou leurs mandataires encore présents. Ensuite, le syndic a 30 jours pour consigner toutes les décisions dans le registre des procès-verbaux. Le syndic doit également envoyer (par courrier postal ou électronique) toutes les décisions consignées à chaque copropriétaire. 2.LE SYNDIC Votre syndic joue un rôle essentiel dans la gestion de la copropriété. Ses missions sont définies avec précision par la loi. Cela dit, l’assemblée générale a la possibilité d’y apporter quelques aménagements en lui confiant, par exemple, certaines missions supplémentaires. Ensemble de tâches Concrètement, le champ d’action de votre syndic s’articule autour de trois axes: 1. Gestion administrative et juridique 2. Gestion financière 3. Gestion technique Gestion administrative et juridique La gestion administrative et juridique implique, entre autres, la préparation et l’organisation de l’assemblée générale, ainsi que la rédaction des procès-verbaux. Par ailleurs, le syndic doit exécuter et assurer le suivi de toutes les décisions prises. En même temps, le syndic est aussi le représentant des copropriétaires. Il agit au nom de l’ACP pour signer des contrats, des polices, etc. Le syndic représente également l’ACP en cas de litige juridique. Gestion financière La gestion financière est également une mission relativement étendue. Le syndic tient la comptabilité de l’ACP, il gère les fonds de roulement et de réserve, il exécute des paiements, il répartit les frais entre les copropriétaires, il réclame les arriérés de paiement et les montants dus, il établit un bilan annuel et bien d’autres choses encore. Un travail conséquent et important, qui est souvent sous-estimé par les copropriétaires. Gestion technique Autre tâche importante : le syndic veille à ce que votre immeuble reste en bon état. Son travail influence indirectement la valeur de votre appartement. Non seulement il veillera à conserver le patrimoine commun en état mais en plus, il incitera les copropriétaires à l’améliorer. Par ailleurs, le syndic gère les contrats d’entretien, assure le suivi des travaux (de rénovation) et des réparations, suit toutes les commandes et les réalisations et demande plusieurs devis afin de les comparer. Ne sous-estimez pas la charge de travail de votre syndic Tout ce qui précède n’est qu’un résumé très succinct des nombreuses missions que le syndic prend en charge, le sommet de l’iceberg. De nombreuses autres tâches sont effectuées en coulisses, si bien que la plus-value de votre syndic est souvent sous-estimée. Pire encore : il arrive que le syndic - et surtout sa rémunération - fasse l’objet de critiques, souvent injustifiées. Or, le syndic agit majoritairement dans l’ombre. C’est précisément la raison pour laquelle son travail n’est pas toujours apprécié à sa juste valeur. Mais soyez rassurés : il y consacre énormément de temps et d’énergie. Le syndic investit dans des logiciels performants, du personnel qualifié, des formations supplémentaires et bien d’autres choses. En outre, il reçoit chaque jour d’innombrables appels et courriels et chaque signalement -petit ou grand- doit être suivi et finalement résolu. Le travail administratif est considérable au sein d’une ACP. Il est donc normal que le tarif réclamé soit proportionnel au temps, à l’énergie et à l’expertise consacrés. Missions supplémentaires Outre la gestion administrative, juridique, financière et technique, l’assemblée générale est également libre de confier des tâches ou des compétences supplémentaires au syndic. Elles doivent alors être définies de façon précise. Ces tâches ou compétences supplémentaires peuvent également être reprises dans le règlement de copropriété et le règlement d’ordre intérieur. Attention qu’à contrario, l’ACP ne peut pas décider de se substituer à la place du syndic pour des tâches qui lui sont exclusivement attribuées par le Code civil. Pouvoir décisionnel Le syndic assure la gestion journalière de votre immeuble et exécute les décisions de l’assemblée générale. En principe, l’assemblée générale décide et le syndic exécute. Il y a toutefois une exception. Le syndic peut être amené à accomplir des actes conservatoires et des actes d’administration provisoire. Ces décisions visent à empêcher la survenance d’un dommage pour l’ACP ou des tiers, ou tout du moins de le limiter. Par exemple, en cas de dégâts causés par une tempête, le syndic peut faire appel à une entreprise pour recouvrir le toit sans que cette décision n’ait été votée au préalable par l’assemblée générale. Le grand malentendu Au sein d’une copropriété, il faut constamment opérer une distinction entre les parties privatives et les parties communes. Quelle est la différence ? Parties privatives Ce sont les parties de l’immeuble dont vous êtes le propriétaire. Il s’agit donc en premier lieu de votre habitation : votre appartement (ou espace commercial, magasin, studio, maison unifamiliale). Cela peut également inclure votre box de garage (fermé) ainsi que votre jardin privé. Parties communes Les parties communes sont utilisées par tous les copropriétaires (ou par au moins deux d’entre eux). Cette infrastructure commune, régie par la loi sur la copropriété, fait partie du champ d’action du syndic. Cela inclut par exemple le hall d’entrée, la cage d’escalier, le jardin et/ou la terrasse commun(e), les garages souterrains communs, les locaux techniques, les caves communes, etc. Si vous ne devez retenir qu’une seule chose de ce guide, alors retenez ceci : votre syndic est seulement compétent pour les parties communes de votre immeuble, pas pour les parties privées. Votre propriété, votre responsabilité.