Compta syndics bénévoles
Quatre éléments doivent être pris en considération:
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La rentabilité, l'efficacité, la fiabilité des comptes. C'est à cela que nous vous aidons.
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Egalement que vous gardiez le contrôle, c'est pour cela que nous travaillons à distance sur VOTRE logiciel,
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En effet "outsourcer" la comptabilité de vos immeubles à pour principal objectif de vous libérer des contraintes comptables en tout ou partie de votre portefeuille.
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Il y a cependant quelques règles importantes de communication à respecter en vue d'une collaboration optimale.
Quels sont les services offerts
SERVICES DE BASE
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Saisie de l'infrastructure de la copropriété (lots, occupants, quotités générales et spéciales, ...)
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Ouverture de bilan et de comptes lors de la reprise de la copropriété,
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Saisie et imputation des factures d’entrée et de sortie, ainsi que des mouvements bancaires, manuelle ou coda's,
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Gestion des enveloppes de paiement (Isabel)
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Imputation des appels de fonds divers, mutations, régularisation,…
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Clôture comptable de l’exercice,
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Production des pièces comptables (décomptes, grand livre, bilan et annexes) au format pdf.
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Prise en charge de la régularisation énergie, fluide et combustible viaTechem ou Ista, Aquatel, Brunata,...
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Pré-réponse au courrier du notaire lors d'une mutation,
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Mise en place d'une réunion afin de faire le point sur le suivi comptable de votre résidence, voir préparer l'assemblée générale,
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Elaboration du budget ordinaire de l'exercice.
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Conseils juridiques et administratifs
A PARTIR DE
7,50€ HTVA/LOT PRINCIPAL
SERVICES COMPLÉMENTAIRES
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Exécution des rappels de paiements avec où sans impression et envoi des courriers,
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Production des appels fonds divers et appels de provisions périodiques avec ou sans production et envoi des courriers,
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Transmission des informations comptables lors de la vente d'un lot sur un certificat type établi qu nom du syndic (Be: Art 577-11§1 -1)
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Relation avec les fournisseurs des copropriétés,
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Réponse aux questions des copropriétaires posées par courrier électronique,
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Relation téléphonique avec les copropriétaires pour toutes les questions concernant la comptabilité,
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Toutes autres demandes spécifiques
SUPPLÉMENT PAR LOT PRINCIPAL
EN FONCTION DES SERVICES CHOISIS
Mode de fonctionnement
Les factures et extraits (sauf si accès en mode consultation aux comptes bancaires) sont scannés et envoyés par internet à SOGERIS.
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En ce qui concerne les extraits de compte, il est indispensable que nous ayons un accès consultatif (sauf si nous générons les enveloppes de paiements) au site des banques ou idéalement, une carte donnant accès au module Isabel. Ceci pour votre facilité.
Suivi opérationnel
Le Client communiquera toute les informations concernant l’infrastructure de la copropriété tels copie acte de base, liste à jour des coordonnées des copropriétaires et des lots s'y référant, quotités spéciales, si fonctionnement en décompte annuel avec provisions ou décompte trimestriel,...
Le Client informe en temps réel SOGERIS par mail :
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Des décisions financières prises en assemblée générale (copie numérisée du PV d’AG)
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Toute mutation de copropriétaire voir de locataire (si important pour le client)
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Du planning de disponibilité des comptes de clôture (contrôle avant AG,..)
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Du planning de disponibilité des décomptes trimestriels et annexe(s)
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Du planning des envois des appels divers (provisions, fonds de réserve,…)
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Un gestionnaire vous est dédicacé,
Un contrat de collaboration clair et détaillé est établi entre vous et nous. Une période d'essai de 3 mois sans engagement est prévue au contrat.
Divers
SOGERIS vous informe directement par courrier électronique des irrégularités constatées tels factures manquantes, doubles paiements,…
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Tous les documents comptables sont produit au format pdf et vous sont envoyés par mail. Cependant, nous pouvons les imprimer, les mettre sous pli et les envoyer avec vos enveloppes.
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Les pièces comptables sont produites selon la norme du nouveau plan comptable des copropriétés (A.R 02-08-2012).
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